Antes de que COVID-19 pusiera el mundo patas arriba, teníamos una oficina física con un concepto genial de espacio abierto. Era fácil colaborar con los miembros del equipo y mantener los proyectos organizados. Pero esto no era sólo porque trabajábamos en persona, también era fácil porque nuestros archivos, nuestro calendario y nuestro sistema de gestión de proyectos estaban respaldados en la Nube. Si alguien no estaba en la oficina por enfermedad o vacaciones, todos los miembros del equipo podían acceder a todo lo que necesitaban. Así que cuando COVID-19 nos obligó a empezar a trabajar a distancia, pudimos hacer los ajustes necesarios y la transición fue relativamente fácil.
ORGANIZACIÓN
La organización es algo que se nos da muy bien, y es una de las principales razones por las que pudimos hacer tan bien la transición a trabajar desde casa. Todas las herramientas que utilizamos están en línea, pero es la forma en que las usamos lo que nos ayuda a trabajar con eficacia.
Utilizar un software de gestión de proyectos
Utilizamos un software de gestión de proyectos para organizar y asignar proyectos. Y lo que es más importante, hemos establecido normas sobre cómo utilizarlo. Todo el mundo en nuestro equipo sabe que cada proyecto activo debe tener siempre una tarea activa asignada al menos a una persona y tener fechas de vencimiento y etiquetas de departamento claras. Estas normas de uso establecidas garantizan que todo el mundo esté de acuerdo y que nuestros proyectos sigan avanzando. Nuestro software de gestión de proyectos preferido es Teamwork, pero otras opciones similares son Hive y Wrike.
Utilice un software de gestión de archivos
También utilizamos un software de gestión de archivos para almacenar todos los activos y archivos del proyecto en la nube. Nosotros utilizamos Dropbox, pero otras opciones comparables son Google Drive y Microsoft OneDrive. Para reducir el desorden virtual, establecimos un sistema para categorizar y almacenar adecuadamente los archivos. Aunque los proyectos varían, se utiliza el mismo sistema para cada uno de ellos, de modo que nuestro equipo pueda encontrar fácilmente los activos de los clientes, los activos que creamos, las imágenes, las copias y mucho más.
COMUNICACIÓN
Cuando no se trabaja en el mismo sitio, la comunicación es cada vez más importante. Utilizamos herramientas para asegurarnos de que todos estamos al tanto de nuestros proyectos, los próximos plazos y mucho más.
Utiliza un sistema de mensajería
Slack es nuestro sistema de mensajería preferido para obtener respuestas rápidas que no necesitan un hilo de correo electrónico. Hemos creado diferentes canales para distintas tareas o grupos de miembros del equipo, como el equipo de desarrollo empresarial o el equipo de diseño. Un sistema de mensajería también ofrece un lugar central para compartir artículos, memes u otro tipo de humor de oficina ligero que ayuda a mantener un ambiente de trabajo agradable. Sistemas similares son Google Chat y Microsoft Teams.
Aproveche sus redes sociales
Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn y Pinterest son plataformas gratuitas y muy populares para compartir tu mensaje y construir tu red. Empezamos a hacer sesiones de Instagram Live para conectar con nuestra audiencia y, con suerte, conectar con nuevas audiencias cuando invitamos a invitados a unirse a nosotros. Son como mini seminarios web informales. Hemos presentado a algunos de nuestros clientes y proveedores a un público nuevo.
COLABORACIÓN
Trabajar juntos desde lugares distintos puede ser complicado. Estas herramientas nos ayudaron a trabajar mejor, juntos.
Recopilación eficaz de comentarios
Obtener la opinión de los clientes sobre un sitio web (de 20 a 30 páginas) o un diseño impreso (de 10 a 15 páginas) era un proceso frustrante lleno de retrasos y anotaciones inexactas. Con el software de recopilación de comentarios, se reduce el tiempo del bucle de comentarios y obtenemos comentarios más precisos porque podemos ver exactamente de qué está hablando o a qué se está refiriendo nuestro cliente. Hemos utilizado Punchlist para recopilar comentarios y la diferencia ha sido enorme.
Planifique con calendarios de marketing y producción
Recomendamos definir los planes de marketing con un mes de antelación y utilizar un calendario para controlar las principales tareas en las que trabaja cada miembro del equipo cada semana. Para ambas cosas, utilizamos Mural. Nos permite establecer calendarios para los flujos de trabajo, las publicaciones previstas en las redes sociales y los plazos. También es una herramienta para sesiones virtuales de brainstorming, ya que permite escribir y dibujar como en una pizarra.
CULTURA
Crear un entorno (virtual y presencial) en el que los miembros del equipo puedan prosperar es esencial para el éxito. En el núcleo de nuestra cultura, queremos respetar el tiempo de los miembros de nuestro equipo para que puedan:
Reunirse con intención
Para nuestro equipo, las reuniones de los lunes se centran en marketing, producción, próximas reuniones, desarrollo empresarial y cualquier tiempo fuera de la oficina de los miembros del equipo.
Las reuniones de los jueves se centran en construir relaciones de equipo y mantener esas conexiones que perdemos o desaprovechamos por no estar en la oficina para tener una conversación rápida o compartir un chiste.
Celebre a su equipo
Cuando no te reúnes en persona todos los días, te pierdes todas las pequeñas interacciones que te ayudan a conocer a tus compañeros y a tu personal. Aun así, creemos que es importante celebrar a nuestro equipo. Por eso enviamos tarjetas virtuales para conmemorar cumpleaños, aniversarios, etc. Kudoboard es un sustituto en línea de la tarjeta de felicitación que se suele pasar y firmar en la oficina.
Respetar los bloques de trabajo
Queremos asegurarnos de que nuestro equipo hace su trabajo. Como trabajamos en zonas horarias diferentes, establecemos bloques de trabajo clave para no tener reuniones ni otras interrupciones cuando nuestro equipo está avanzando en un gran proyecto.
INTERNET
El trabajo a distancia no funcionará sin él.
Comprueba la velocidad de tu wifi
Ahora que podemos trabajar desde cualquier lugar, con wifi o servicio, utilizamos esta web para comprobar nuestra velocidad wifi. El test de velocidad de FAST. com te da una estimación de tu velocidad actual de Internet. Por lo general, podrás obtener esta velocidad de los principales servicios de Internet, que utilizan servidores distribuidos por todo el mundo.
Esperemos que algunas de estas herramientas ayuden a su equipo como lo han hecho con el nuestro.