Preparar un informe anual puede ser una tarea desalentadora y, a menudo, no se sabe por dónde empezar. Las fotos, el contenido y los datos financieros deben recopilarse y organizarse antes de diseñar y maquetar el informe. Tras años diseñando informes anuales, hemos elaborado una lista de consejos que pueden ayudar a que el proceso de preparación se desarrolle sin problemas.
PLAN
Cuando planifique su publicación, empiece por la fecha de envío y vaya retrocediendo. Si sus donantes la necesitan para el 1 de noviembre, sepa que el envío tardará 2 semanas, la impresión de 2 a 3 semanas, el tiempo de revisión puede llevar 2 semanas y la maquetación de 2 a 3 semanas para una publicación de 24 páginas.
ESQUEMA
Comience con un esquema de lo que le gustaría que incluyera el contenido de su informe. Puede ser algo tan sencillo como un índice.
ORGANIZA
Utiliza el almacenamiento en la nube, como Dropbox o Google Docs, para crear y organizar carpetas que se ajusten a tu esquema. El uso de este tipo de software te permite colaborar con tus compañeros de trabajo para obtener contenidos o comentarios, así como con tu equipo de diseño. Por ejemplo, una carpeta llamada "Carta del Director Ejecutivo" incluiría una foto del Director Ejecutivo y un documento de Word de la carta. No te preocupes por el diseño. Su equipo de diseño se encargará de ello.
BORRADOR FINAL
Todos los textos deben estar en su versión final antes de entregárselos al equipo de diseño. De este modo, el proceso de edición entre usted y el equipo de diseño será más sencillo y eficaz. Además, el proceso de diseño será más rápido, ya que el equipo de diseño sabrá con cuánto texto/contenido está trabajando.
FOTOS
Las fotos son recursos maravillosos para contar su historia. Sin embargo, deben ser grandes y tener una resolución de al menos 300 ppp o 1800 x 1200 píxeles. Si desea utilizar fotos que están en un sitio web, no guarde las imágenes directamente desde el sitio web. Es probable que hayan sido comprimidas para su uso en la web y se verán borrosas o granuladas al imprimirlas.
PRESUPUESTO
Aunque puede resultar difícil determinar el coste exacto de la producción hasta que no se haya trazado el diseño del informe, conocer el presupuesto de la publicación ayudará al equipo de diseño a decidir qué proceso de impresión y tipo de papel utilizar para que la publicación destaque. Una vez que el borrador del diseño se acerque a su versión final, podrá obtener un presupuesto de impresión actualizado, ya que sabrá exactamente cuántas páginas tendrá su publicación.
REVISIÓN
Haz que más de dos personas de tu equipo revisen detenidamente los borradores en busca de faltas de ortografía, espacios de más o signos de puntuación omitidos. Es fácil pasar por alto los errores cuando llevas demasiado tiempo mirando el mismo texto.
ENVIAR
Piensa cómo vas a enviarlo. ¿Necesitará un sobre? ¿Se enviará como una revista con la dirección del remitente impresa en el reverso? Las organizaciones sin ánimo de lucro pueden solicitar un permiso único para ahorrar en el envío.
COMPARTIR
Una vez finalizado el informe anual, puede solicitar gráficos de marketing de campaña que complementen su informe anual para poder publicitarlo a través de sus boletines electrónicos o en las redes sociales.
UTILICE
Saque el máximo partido a su inversión y a su inversión en marketing. Su informe anual puede servir para muchas cosas. Puede utilizarse como folleto, enviarse a un donante anterior o incluirse en las solicitudes de subvención.
Cuando empiece a preparar su próximo informe anual, considere la posibilidad de contratar a Hello Amigo como su equipo de diseño. Te ayudaremos a crear la mejor publicación que tu organización haya visto jamás. También podemos crear micrositios únicos para complementar los informes anuales impresos.