Cuando trabajaba en el mundo de las organizaciones sin ánimo de lucro, pasaba al menos tres meses al año planificando el informe anual y asegurándome de que teníamos fotos, contenidos e historias interesantes que compartir con nuestros mecenas cuando llegaba el momento de la campaña anual de donaciones. A menudo, la mayor parte del presupuesto anual de marketing de desarrollo se destinaba a esta publicación porque las organizaciones sin ánimo de lucro utilizan los informes anuales para compartir la historia de su impacto y ofrecer responsabilidad y transparencia sobre dónde se invierten las donaciones de los donantes.
Sé que reunir toda esa información puede ser una tarea desalentadora que muchos directores de desarrollo y marketing temen, porque antes de empezar a trabajar para Hello Amigo, yo también era cliente. Aunque yo escribía el contenido y recopilaba fotos y datos financieros para la publicación, recurría a Hello Amigo para presentar la información y crear un bonito diseño.
Esta experiencia me ha permitido ayudar mejor a nuestros clientes a la hora de planificar una publicación de gran tamaño, como un informe anual. Estos son algunos consejos que doy a las organizaciones sin ánimo de lucro a la hora de planificar las publicaciones de sus informes anuales.
PLAN
Cuando planifique su publicación, empiece por la fecha de envío y vaya retrocediendo. Si sus donantes la necesitan para el 1 de noviembre, sepa que el envío tardará 2 semanas, la impresión de 2 a 3 semanas, el tiempo de revisión puede llevar 2 semanas y la maquetación de 2 a 3 semanas para una publicación de 24 páginas.
PRESENTACIÓN
Comience con un esquema de lo que le gustaría que incluyera el contenido de su informe. Puede ser algo tan sencillo como un índice.
ORGANICE
Utiliza el almacenamiento en la nube, como Dropbox o Google Docs, para crear y organizar carpetas que se ajusten a tu esquema. Utilizar un software como estos te permite colaborar con cualquier compañero de trabajo del que necesites contenido o comentarios, y con la agencia con la que estés trabajando. Por ejemplo, si el nombre de tu carpeta es "Carta del Director Ejecutivo", en esta carpeta colocarías su foto y un documento de Word con la copia que acompaña a esta página. No se preocupe por la maquetación, su equipo de diseño se encargará de ello.
BORRADOR FINAL
Otra regla general es tener el texto en su versión final antes de entregárselo al equipo de diseño. De este modo, el proceso de edición será más fácil y eficaz, y el proceso de diseño más rápido, ya que el equipo de diseño sabrá con qué cantidad de texto/contenido está trabajando.
FOTOS
Las fotos son recursos maravillosos para contar su historia. Sin embargo, deben ser grandes y tener una resolución de al menos 300 ppp o 1800 x 1200 píxeles. Si quieres utilizar fotos que están en un sitio web, no intentes guardar las imágenes directamente desde el sitio web. Es probable que hayan sido comprimidas para su uso en la web y, si las imprimes, aparecerán borrosas o granuladas.
PRESUPUESTO
Aunque puede ser difícil determinar el coste exacto de producción hasta que la información de su informe esté plasmada en un diseño, conocer el presupuesto de su publicación ayudará a su equipo de diseño a decidir qué proceso de impresión y tipo de papel utilizar para asegurarse de que su publicación destaque. Una vez que el borrador del diseño de la publicación esté cerca de su versión final, es seguro obtener un segundo presupuesto de impresión, ya que debe saber exactamente cuántas páginas va a tener su publicación.
REVISIÓN
Haz que más de dos personas de tu equipo revisen los borradores en busca de faltas de ortografía, espacios de más u omisiones de puntuación. Es fácil pasar por alto errores cuando llevas demasiado tiempo mirando el mismo texto.
ENVIAR
Piensa en cómo vas a enviarlo. ¿Necesitará un sobre? ¿Se enviará como una revista con la dirección del remitente impresa en el reverso? Si puede, registre su organización sin ánimo de lucro con un permiso único para ahorrarse los gastos de envío.
COMPARTIR
Una vez finalizado el informe anual, siempre puede solicitar gráficos de marketing de campaña que complementen su informe anual para poder publicitarlo a través de sus boletines electrónicos o en las redes sociales.
UTILICE
Saque el máximo partido a su inversión y a su inversión en marketing. Su informe anual puede servir para muchas cosas. Puede utilizarse como folleto, como algo que dejar a un donante cuando le pida una donación importante o incluso incluirse en las solicitudes de subvención como prueba del buen trabajo que realiza.
Cuando empieces a preparar tu próximo informe anual, considera contratar a Hello Amigo como tus guías de informes anuales y te ayudaremos a crear la mejor publicación que tu organización haya visto jamás. También creamos micrositios únicos para complementar los informes anuales impresos y llevar a más donantes a los sitios web de las organizaciones sin fines de lucro para que exploren todo lo que hace cada organización sin fines de lucro.
A continuación encontrará ejemplos de informes que hemos creado para nuestros clientes.
Vea cómo es el éxito.